Τεχνική Pomodoro του Δημήτρη Εργατούδη

Στο άρθρο μου με τίτλο Εργασία χωρίς διακοπές και παρεμβάσεις που δημοσιεύτηκε στον Π τοπερασμένο Σάββατο, αναφέρθηκα ακροθιγώς στην Τεχνική Pomodoro και σημείωσα ότι θα ασχοληθώ αναλυτικά με αυτή στο σημερινό μου άρθρο.

Η λέξη Pomodoro είναι ιταλική και σημαίνει ντομάτα.  Ο Francesco Cirillo είναι συνέταιρος στον συμβουλευτικό οίκο Cirillo Consulting, ο οποίος εδρεύει στο Βερολίνο.

Η τεχνική Pomodoro στοχεύει στην αποτελεσματικότερη διεκπεραίωση των καθηκόντων κάθε εργαζομένου.  Ο Cirillo την ονόμασε έτσι λόγω του ρολογιού κουζίνας σε σχήμα ντομάτας που χρησιμοποιούσε τη δεκαετία του ΄80 όταν ήταν πανεπιστημιακός φοιτητής.  Εφαρμόζοντας την τεχνική αυτή, οι εργαζόμενοι παράγουν πολύ περισσότερα σε πολύ λιγότερη ώρα.

Αρχικά ο Cirillo ανάρτησε τη θεωρία του στο διαδίκτυο.  Αργότερα τη συγκέντρωσε σε διάφορα βιβλία του,  τα οποία διατίθενται προς πώληση μέσω του διαδικτύου. Έψαξα σε διάφορα βιβλιοπωλεία της Λευκωσίας, αλλά δυστυχώς δεν υπάρχουν.

Εισαγωγή

Τα τελευταία χρόνια, η χρονοδιαχείριση απέκτησε μεγάλη σημασία για τους εργοδότες που θέλουν οι υπάλληλοί τους να παρουσιάζουν αυξημένη παραγωγικότητα, συγκεντρωμένοι στη δουλειά τους, την οποία να τελειοποιούν συνεχώς, παρουσιάζοντας  άριστα αποτελέσματα.  Σε όλα αυτά στοχεύει η τεχνική Pomodoro.

Τι είναι η τεχνική Pomodoro

Η τεχνική Pomodoro είναι μια απλή αλλά πολύ δυναμική μέθοδος μάνατζμεντ, η οποία διαιρεί ένα έργο σε πολύ μικρότερα, αφιερώνοντας για το  κάθε ένα από τα μικρότερα αυτά κομμάτια, 25 λεπτά εντατικής εργασίας.  Στα 25 λεπτά η εργασία διακόπτεται και ακολουθεί ένα μικρό διάλειμμα πέντε λεπτών.  Όταν συμπληρωθούν τέσσερα 25λεπτα, ακολουθεί ένα μεγαλύτερο διάλειμμα 15 – 30 λεπτών.  Με τον τρόπο αυτόν ο εργαζόμενος επικεντρώνεται περισσότερο στην εργασία του και ταυτόχρονα αποφεύγει την κούραση και την εξουθένωση.

Ανάλυση της τεχνικής Pomodoro

Η εφαρμογή της τεχνικής Pomodoro περνά από πέντε στάδια:

  1. Καθαροί στόχοι

Προτού ξεκινήσει η εφαρμογή τής τεχνικής αυτής, ο εργαζόμενος πρέπει να καθορίσει με σαφήνεια το έργο που πρόκειται να διεκπεραιώσει.  Έχοντας ξεκάθαρα στο μυαλό του τον στόχο του, μπορεί ευκολότερα να συγκεντρωθεί σε αυτό.

  1. Χρονόμετρο

Από τη στιγμή που ο εργαζόμενος θα αντιληφθεί τι δουλειά έχει να κάνει, θα ξεκινήσει το χρονόμετρο (το δικό τού Cirillo είχε σχήμα ντομάτας!)  και θα το θέσει σε λειτουργία για 25 λεπτά.  Βλέποντας ο εργαζόμενος τα λεπτά να περνούν, το μυαλό του μένει συγκεντρωμένο στο έργο που ανέλαβε, αισθανόμενος την πίεση τού χρόνου.

  1. Εντατική εργασία

Κατά τη διάρκεια του 25λέπτου, ο εργαζόμενος δουλεύει εντατικά, αποφεύγοντας τυχόν διακοπές από τηλεφωνήματα, μηνύματα, επισκέψεις συναδέλφων κ.λπ.   Αν ενώ εργάζεται σκεφτεί κάτι άλλο, απλώς το σημειώνει και το χειρίζεται κατά τη διάρκεια του διαλείμματος.

  1. Πεντάλεπτο διάλειμμα

Ύστερα από μια εντατική και κουραστική 25λεπτη εργασία, ο εργαζόμενος κάνει ένα πεντάλεπτο διάλειμμα για να ξεκουραστεί και να χαλαρώσει ή να ασχοληθεί με κάτι που τον ευχαριστεί. Τα διαλείμματα αυτά είναι σημαντικά προκειμένου να διατηρηθεί η ενεργητικότητα του εργαζομένου και να αποφύγει την εξουθένωση.

  1. Επανάληψη και καταγραφή

Ο εργαζόμενος ακολουθεί την ίδια διαδικασία ακόμη τρεις φορές (σύνολο τέσσερις) και στη συνέχει κάνει ένα μεγαλύτερο διάλειμμα 15-30 λεπτών.  Αφού τελειώσει το έργο της ημέρας, ο εργαζόμενος καταγράφει την πρόοδο που επιτεύχθηκε και τα πρότυπα που χρησιμοποίησε.

Οφέλη

Από την τεχνική Pomodoro προκύπτουν τα εξής οφέλη:

  • Περισσότερη συγκέντρωση στην εργασία

Ο εργαζόμενος είναι περισσότερο συγκεντρωμένος στη δουλειά του, αφού εργάζεται απρόσκοπτα, χωρίς διακοπές/παρεμβολές και υπό την πίεση χρονοδιαγράμματος των 25 λεπτών, τα οποία τού υπενθυμίζει συνεχώς ο θόρυβος του ρολογιού. Με τον τρόπο αυτόν εργάζεται πιο εντατικά και πιο παραγωγικά.

  • Καταπολέμηση αναβλητικότητας

Ο εργαζόμενος δεν αγχώνεται αφού τα μικρότερα έργα που αποτελούν μέρος του μεγάλου, είναι πιο εύκολα διαχειρίσιμα.   Ο θόρυβος του ρολογιού τού υπενθυμίζει συνεχώς ότι πρέπει να βιαστεί, αφού ξέρει ότι όταν τελειώσουν τα 25 λεπτά θα κάνει διάλειμμα.  Με τον τρόπο αυτόν, ο εργαζόμενος δεν αναβάλλει για αργότερα ό,τι μπορεί και πρέπει να κάνει κατά τη διάρκεια του 25λέπτου.

  • Σωστός υπολογισμός του χρόνου

Με τη συστηματική εφαρμογή της τεχνικής Pomodoro, οι υπάλληλοι μπορούν να υπολογίζουν ευκολότερα πόσος χρόνος χρειάζεται για να διεκπεραιώσουν κάθε έργο.  Με τον τρόπο αυτόν διευκολύνεται ο προγραμματισμός των έργων και επιτυγχάνεται καλύτερη  χρονοδιαχείριση.

  • Προστασία από υπερκόπωση

Τα συχνά διαλείμματα εμποδίζουν την υπερκόπωση και επιτρέπουν στο μυαλό και στο σώμα να ξεκουραστούν.  Με τον τρόπο αυτόν εξασφαλίζεται ψηλή παραγωγικότητα κατά τη διάρκεια της εργασίας.

  • Ανάπτυξη γνώσεων

Κρατώντας στοιχεία για τα έργα που διεκπεραιώθηκαν με την τεχνική Pomodoro, οι εργαζόμενοι αποκτούν περισσότερες γνώσεις για τις επαγγελματικές τους συνήθειες.  Ταυτόχρονα εντοπίζουν ποια ώρα της ημέρας είναι πιο παραγωγικοί και ποιες είναι οι πιο συχνές διακοπές/παρεμβάσεις για να τις αποφεύγουν.  Με τον τρόπο αυτόν σχεδιάζουν καλύτερα  το πρόγραμμα της ημέρας τους.

Προκλήσεις

Παρόλο που όσοι δοκίμασαν την τεχνική Pomodoro, τη βρήκαν πολύ αποτελεσματική, ταυτόχρονα εντόπισαν και κάποιες προκλήσεις:

  • Διακοπές/παρεμβάσεις

Οι διακοπές/παρεμβάσεις εμποδίζουν την ομαλή εργασία, γι’ αυτό και πρέπει να καταβάλλεται κάθε δυνατή προσπάθεια για μηδενισμό τους.

  • Επιλογή έργων

Τα έργα που επιλέγονται θα πρέπει να μπορούν να διεκπεραιωθούν μέσα στο χρονικό διάστημα του επιλεγέντος χρονοδιαγράμματος (π.χ. 25 λεπτά).

  • Προσαρμοστικότητα/ευελιξία

Η τεχνική Pomodoro είναι ελαστική και ευέλικτη και μπορεί να προσαρμοστεί σύμφωνα με τις ανάγκες κάθε εργαζομένου, ο οποίος έχει την ευχέρεια να αλλάζει τη διάρκεια του εργασιακού χρόνου (π.χ. 30 λεπτά αντί 25) και των διαλειμμάτων (π.χ. 10 λεπτά αντί 5).

  • Συνέπεια

Για να επωφεληθεί κάποιος από τα πλεονεκτήματα της τεχνικής Pomodoro, πρέπει να την εφαρμόζει με συνέπεια.  Πρέπει να του γίνει συνήθεια.

Επίλογος

Η τεχνική Pomodoro είναι μια απλή αλλά δυναμική μέθοδος αντιμετώπισης των προκλήσεων της σημερινής εποχής, με την τεχνολογία να αλλάζει συνεχώς.  Εφαρμόζοντας σύντομες περιόδους εργασίας και συχνά ολιγόλεπτα διαλείμματα, ο εργαζόμενος μένει συγκεντρωμένος στην εργασία του με αποτέλεσμα να μην κωλυσιεργεί και να αυξάνει την παραγωγικότητά του.  Φτάνει η τεχνική αυτή να γίνει μέρος της  καθημερινότητάς του, εφαρμόζοντάς τη με συνέπεια και σύνεση.  Με τον τρόπο αυτόν σύντομα θα αποκτήσει ένα πολύτιμο εργαλείο το οποίο θα τον βοηθήσει στη χρονοδιαχείριση και στην ανέλιξή του.

* Fellow του Ινστιτούτου Τραπεζιτών Λονδίνου | Ιδρυτικού μέλους του Κυπριακού Ινστιτούτου Χρηματοοικονομικών  Υπηρεσιών και του Κυπριακού Συνδέσμου Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This website uses cookies and asks your personal data to enhance your browsing experience.