Αναβλητικότητα, μήτηρ πάσης κακής χρονοδιαχείρισης
του Δημήτρη Εργατούδη*
Με το θέμα της χρονοδιαχείρισης (ή της διαχείρισης του χρόνου) ασχολήθηκα τρεις φορές στο παρελθόν: Η πρώτη ήταν στις 19.6.2011 με άρθρο που δημοσιεύτηκε στον ΠΟΛΙΤΗ με τίτλο Αποτελεσματική διαχείριση χρόνου, η δεύτερη στις 5.4.2015 όταν δημοσίευσα στον ΠΟΛΙΤΗ το άρθρο μου Λάθη στη χρονοδιαχείριση, και η τρίτη στις 28.5.17 με τίτλο Διαχειριστείτε σωστά τον χρόνο σας.
Για σκοπούς υπενθύμισης θα δανειστώ σύντομα αποσπάσματα από τα τρία προηγούμενα άρθρα μου.
Ορισμοί
Σύμφωνα με το λεξικό χρηματοοικονομικών όρων των Ι. Χρυσοβιτσιώτη και Ι. Σταυρακοπούλου, χρονοδιαχείριση είναι η εξοικονόμηση χρόνου, υλοποίηση του ‘χρόνου φείδου’. Είναι μία τεχνική (σειρά πρακτικών μέτρων) για την αποτελεσματικότερη αξιοποίηση του χρόνου κάθε διευθυντικού στελέχους (να εργάζεται όχι πιο σκληρά, αλλά πιο έξυπνα).
Το λεξικό των Financial Times δίνει τον εξής ορισμό: Χρονοδιαχείριση είναι η ικανότητα ενός ανθρώπου να ελέγχει τον τρόπο με τον οποίο διαθέτει τον διαθέσιμό του χρόνο, ούτως ώστε να εργάζεται όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά.
Το λεξικό Collins λέει ότι χρονοδιαχείριση είναι η ανάλυση του πώς διατίθενται οι εργάσιμες ώρες ενός ανθρώπου , και η προτεραιοποίηση της εργασίας του, με στόχο τη μεγιστοποίηση της προσωπικής του αποδοτικότητας.
Τέλος, το λεξικό Oxford δίνει τον εξής ορισμό: Χρονοδιαχείριση είναι η ικανότητα ενός ανθρώπου να χρησιμοποιεί τον χρόνο του αποδοτικά και παραγωγικά.
Η σωστή διαχείριση χρόνου
Η σωστή διαχείριση του χρόνου είναι ένα από τα σημαντικότερα προσόντα που πρέπει να διαθέτει κάθε ηγέτης. Μια από τις κυριότερες διαφορές μεταξύ ηγετών και διευθυντών είναι ότι ο πρώτος κάνει τη σωστή δουλειά (τη δουλειά που ταιριάζει σύμφωνα με τη θέση του), ενώ ο δεύτερος κάνει σωστά τη δουλειά του (που μπορεί να μην ταιριάζει με τη θέση του). Αυτό σημαίνει ότι δεν πρέπει οι ηγέτες να ασχολούνται με θέματα που δεν είναι της αρμοδιότητάς τους, απλώς και μόνο γιατί ξέρουν να τα κάνουν καλά.
Αναβλητικότητα
Η αναβλητικότητα είναι ο μεγαλύτερος εχθρός της χρονοδιαχείρισης. Σύμφωνα με τον καθηγητή Μπαμπινιώτη «αναβλητικότητα είναι η τάση ή συνήθεια της μετάθεσης του χρόνου εκτέλεσης (κάποιων) ενεργειών , η διστακτικότητα στη λήψη αποφάσεων».
Ο αγγλικός όρος για την αναβλητικότητα (procrastination), προέρχεται από τα λατινικά «pro» (υπέρ) και “cras” (αύριο). Παρενέργειες της αναβλητικότητας είναι το άγχος, οι τύψεις συνειδήσεως («γιατί δεν το έκανα προηγουμένως»;) και η πίεση.
Καταπολέμηση της αναβλητικότητας
Η αναβλητικότητα κάνει την εμφάνισή της όταν έχουμε πολλές εκκρεμότητες και δεν ξέρουμε ποιες να χειριστούμε πρώτα και ποιες να αναβάλουμε για αργότερα. Για καταπολέμηση της αναβλητικότητας υπάρχουν οι εξής τεχνικές:
- Προγραμματισμός
Καταγράφουμε όλες τις εργασίες που πρέπει να εκτελέσουμε σε μια συγκεκριμένη περίοδο. Μπορεί κάποιος να πει ότι αυτό είναι σπατάλη χρόνου, όμως υπάρχουν εκείνοι που υποστηρίζουν ότι κάθε λεπτό που αφιερώνουμε σ’ αυτή την καταγραφή, μπορεί να μας εξοικονομήσει 5-10 λεπτά κατά την εκτέλεση του έργου.
- Ο νόμος του 20/80
20% των ενεργειών μας πρέπει να αναλογούν σε 80% των αποτελεσμάτων μας. Πάντοτε να επικεντρωνόμαστε σ’ αυτό το 20%.
- Αξία
Εφόσον δεν μπορούμε να τα κάνουμε όλα αμέσως, είναι καλύτερα να αναβάλουμε προσωρινά κάποια θέματα χαμηλής αξίας, ούτως ώστε να εξοικονομήσουμε χρόνο, τον οποίο να διαθέσουμε σε θέματα μεγαλύτερης αξίας. Τα θέματα αυτά πρέπει να αποφασίζονται και να καθορίζονται από την αρχή, ούτως ώστε να αφοσιωνόμαστε σ’ αυτά ψυχή τε και σώματι. Επειδή στην καταγραφή μας μπορεί να υπάρχουν πολλά θέματα μεγάλης αξίας, είναι καλά να επιλέγουμε τα τρία σημαντικότερα. Εκείνα που θα αποδώσουν το 90% της όλης συνεισφοράς μας.
- Πόροι
Αφού επιλέξουμε τα σημαντικά έργα με τα οποία θα ασχοληθούμε, πρέπει να βεβαιωθούμε ότι έχουμε στη διάθεσή μας όλους τους απαραίτητους πόρους (ανθρώπινους και υλικούς) οι οποίοι θα μας επιτρέψουν να διεκπεραιώσουμε απρόσκοπτα την εργασία μας, χωρίς να χρειάζεται να αναβάλουμε κάποια έργα λόγω ελλείψεως πόρων.
- Βήμα – βήμα
Τα μεγάλα έργα αποτελούνται από πολλά μικρότερα. Είναι καλύτερα τα μεγάλα αυτά έργα να χωρίζονται σε μικρότερα κομμάτια και κάθε φορά να χειριζόμαστε ένα από αυτά με τη σειρά.
- Γνώσεις και πληροφορίες
Προτού αρχίσουμε να διεκπεραιώνουμε τα έργα που αποφασίσαμε, πρέπει να συγκεντρώνουμε όλες τις πληροφορίες και να αποκτούμε (αν δεν τις διαθέτουμε) όλες τις γνώσεις που θα είναι απαραίτητες για να συμπληρώσουμε την εργασία μας γρήγορα και σωστά.
- Εντοπισμός εμποδίων
Πολλές φορές ξεκινούμε ένα έργο και στη μέση αντιμετωπίζουμε προβλήματα τα οποία θα μπορούσαν να είχαν προβλεφθεί από την αρχή και να είχαν αποφευχθεί. Γι’ αυτό και, προτού ξεκινήσουμε έναν έργο, πρέπει να προσπαθήσουμε να εντοπίσουμε τυχόν τέτοια προβλέψιμα προβλήματα.
- Δημιουργικό άγχος
Μια μικρή δόση δημιουργικού άγχους βοηθά στην αντιμετώπιση της αναβλητικότητας.
- Αυτοπαρώθηση
Να σκεφτόμαστε αισιόδοξα και να επικεντρωνόμαστε στις λύσεις και όχι στα προβλήματα.
- Τεχνολογία
Η τεχνολογία πρέπει να χρησιμοποιείται ως εργαλείο για να βελτιώσουμε την επικοινωνία μας, χωρίς όμως να γινόμαστε σκλάβοι της. Αν ένας συνάδελφός μας βρίσκεται στο διπλανό γραφείο καλύτερα να του μιλήσουμε παρά να τους στείλουμε μήνυμα.
Επίλογος
Χωρίς προγραμματισμό είμαστε υποχρεωμένοι να ασχολούμαστε με ό,τι παρουσιαστεί μπροστά μας, ανεξάρτητα από τη σημαντικότητα και το επείγον κάθε περίπτωσης. Η εργασία πρέπει να προτεραιοποιείται με πρώτη εκείνη που είναι επείγουσα και σημαντική. Ακολουθεί η μη σημαντική η οποία όμως μπορεί να διεκπεραιωθεί σε λίγα λεπτά, και μετά η σημαντική αλλά όχι τόσο επείγουσα. Τελευταία θα μείνει η εργασία που ούτε σημαντική είναι ούτε επείγουσα. Είναι μεγάλο λάθος να αναβάλλουμε σοβαρές υποθέσεις απλώς και μόνο γιατί είναι δύσκολος ο χειρισμός τους. Ο από μηχανής Θεός υπήρχε μόνο στις αρχαίες τραγωδίες. Σήμερα για τις σοβαρές υποθέσεις ισχύει το ρητό «μην αναβάλλεις για αύριο ότι πρέπει να κάνεις σήμερα».
*Ο Δημήτρης Εργατούδης είναι αφυπηρετήσας (2006) Ανώτερος Διευθυντής της Λαϊκής Τράπεζας και fellow του Ινστιτούτου Τραπεζιτών Λονδίνου.
