του Δημήτρη Εργατούδη*
Σύμφωνα με τον Art Petty, καθηγητή του μάνατζμεντ στο πανεπιστήμιο DePaul, του Σικάγο, τα πιο συχνά λάθη που κάνουν οι υπάλληλοι είναι τα εξής:
- Αναποφασιστικότητα
- Αναποτελεσματική επικοινωνία
- Μη σωστή επικοινωνία
- Παράλειψη ενημέρωσης προϊσταμένου για σοβαρά προβλήματα
- Κουτσομπολιό
- Ημιτελής διεκπεραίωση εργασίας/έργων
- Έλλειψη συνεργασίας με συναδέλφους
Πιο κάτω θα γίνει ανάλυση του κάθε λάθους και θα υποβληθούν εισηγήσεις για αντιμετώπισή τους από τους διευθυντές των υπαλλήλων.
- Αναποφασιστικότητα
Πολλοί υπάλληλοι διστάζουν να πάρουν αποφάσεις οι οποίες εμπεριέχουν κινδύνους, ή οι οποίες πιθανόν να προκαλέσουν την αντίδραση του διευθυντή τους. Αν ο διευθυντής ενθαρρύνει ή ανέχεται αυτήν τη διστακτικότητα των υπαλλήλων του, θα είναι συνένοχος στην έλλειψη αυτοπεποίθησης από τους υπαλλήλους του και στην αδυναμία τους να αντιληφθούν ότι είναι υποχρέωσή τους να λαμβάνουν λυσιτελείς αποφάσεις.
Αν ένας υπάλληλος ρωτήσει τον διευθυντή του «τι πρέπει να κάνει», η καλύτερη απάντηση του διευθυντή θα είναι «εσύ τι νομίζεις;» Με τον τρόπο αυτόν ο υπάλληλος θα υποχρεωθεί να σκεφτεί και να εισηγηθεί μια ή περισσότερες πιθανές λύσεις στο πρόβλημα που τον απασχολεί. Αν η προτεινόμενη από τον υπάλληλο λύση είναι λογική, ο διευθυντής θα πρέπει να τον ενθαρρύνει να τη δοκιμάσει. Αν όχι, αντί ο διευθυντής να του λύσει το πρόβλημά του, είναι καλύτερα να του υποβάλει κάποιες ερωτήσεις που θα τον οδηγήσουν στη λύση.
- Αναποτελεσματική επικοινωνία
Η αναποτελεσματική επικοινωνία μπορεί να πάρει δύο μορφές: (α) ο υπάλληλος να βομβαρδίζει συνεχώς τον διευθυντή του με πληροφορίες ή (β) να μην του λέει τίποτε. Η πρώτη περίπτωση είναι ενοχλητική για τον διευθυντή, ενώ η δεύτερη μπορεί να τον φέρει σε δύσκολη θέση αν φανεί στους ανωτέρους του απληροφόρητος για κάτι σημαντικό.
Είναι καθήκον κάθε διευθυντή να εξηγεί στους υπαλλήλους του (με παραδείγματα) ποιες πληροφορίες των ενδιαφέρουν και ποιες όχι. Αν κάποιες πληροφορίες που διαβιβάστηκαν στον διευθυντή, τις κρίνει αχρείαστες, θα πρέπει να το αναφέρει στους υπαλλήλους του. Από την άλλη, αν περιέλθει σε γνώση του διευθυντή κάτι για το οποίο έπρεπε να είχε ενημερωθεί από τους υπαλλήλους του και δεν ενημερώθηκε, και πάλι πρέπει να το αναφέρει στους υπαλλήλους του. Με τον τρόπο αυτό, σε λίγο καιρό θα λαμβάνει μόνο πληροφορίες που τον ενδιαφέρου και οι οποίες του είναι απαραίτητες.
- Μη σωστή επικοινωνία
Η μη σωστή επικοινωνία αφορά τη συχνότητα με την οποία ένας υπάλληλος επικοινωνεί με τον διευθυντή του. Κάποιοι διευθυντές προτιμούν να ενημερώνονται μια φορά την ημέρα (σε συγκεκριμένη ώρα) από τους υπαλλήλους τους, ενώ κάποιοι άλλοι έχουν πάντα την πόρτα του γραφείου τους ανοιχτή για τους υπαλλήλους τους.
Οι υπάλληλοι πρέπει να προσαρμόζονται στις προτιμήσεις των διευθυντών τους όσον αφορά τη συχνότητα ενημέρωσης που οι ίδιοι (οι διευθυντές) επιθυμούν. Φυσικά και οι υπάλληλοι έχουν τις προτιμήσεις τους, οπότε χρειάζεται εκατέρωθεν ελαστικότητα για να εξευρεθεί η χρυσή τομή.
Ανεξάρτητα από τα πιο πάνω, οι υπάλληλοι πρέπει να έχουν το δικαίωμα να επικοινωνούν αμέσως με τον διευθυντή τους σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης , σοβαρών κρίσεων και σοβαρών προβλημάτων.
- Παράλειψη ενημέρωσης για σοβαρά προβλήματα
Το θέμα αυτό καλύφθηκε εν μέρει από την τελευταία παράγραφο πιο πάνω, όμως θα πρέπει να τονιστεί ότι δεν υπάρχει χειρότερο πράγμα για έναν διευθυντή από του να πληροφορηθεί από τρίτους για ένα σοβαρό πρόβλημα που υπάρχει ή υπήρξε στον τομέα της αρμοδιότητάς του, και για το οποίο γνώριζε ένας ή περισσότεροι υπάλληλοί του. Σε τέτοια περίπτωση πρέπει ο διευθυντής να εξηγήσει στους υπαλλήλους του ότι όφειλαν να τον είχαν ενημερώσει για το σοβαρό αυτό πρόβλημα, οπότε η ζημιά θα μπορούσε να είχε μετριασθεί από τη δική του παρέμβαση. Ταυτόχρονα δεν πρέπει ο διευθυντής να παραλείψει να τονίσει σε πόσο δύσκολη θέση βρέθηκε όταν πληροφορήθηκε από τρίτους για το πρόβλημα. Όσον αφορά τους λόγους που οι υπάλληλοι αποκρύπτουν τέτοια προβλήματα, πιθανόν να φοβούνται την αντίδραση του διευθυντή τους ή τον δυσμενή επηρεασμό της αξιολόγησής τους. Ο διευθυντής πρέπει να εντοπίζει τους λόγους αυτούς και να καθησυχάζει τους υπαλλήλους, τονίζοντάς τους ταυτόχρονα ότι δεν θα ανεχθεί παρόμοια συμπεριφορά στο μέλλον.
- Κουτσομπολιό
Συνήθως οι πληροφορίες που κυκλοφορούν υπό τύπο κουτσομπολιού είναι λανθασμένες ή/και εξογκωμένες, και πολλές φορές προκαλούν ζημιά στον οργανισμό. Είναι καθήκον του διευθυντή να εξηγεί στους υπαλλήλους του τις αρνητικές συνέπειες του κουτσομπολιού και να τους δίνει το ελεύθερο, όταν κυκλοφορούν φήμες που τους αφορούν ή τους επηρεάζουν – άμεσα ή έμμεσα – να ζητούν διευκρινίσεις από τον ίδιο τον διευθυντή τους.
- Ημιτελής διεκπεραίωση εργασίας /έργου
Υπάρχουν υπάλληλοι που είναι επιρρεπείς στο να αφήνουν αδιεκπεραίωτη την εργασία ή τα έργα που αναλαμβάνουν. Είναι καθήκον του διευθυντή να τους εξηγεί τη σημασία της έγκαιρης αποπεράτωσης των έργων. Επίσης πρέπει ο διευθυντής να παρακολουθεί την πρόοδο σημαντικών έργων και σε περίπτωση καθυστερήσεων να παρεμβαίνει, ενισχύοντας –αν χρειάζεται – τον υπάλληλο με ανθρώπινους και υλικούς πόρους, αν αυτός είναι ο λόγος της καθυστέρησης.
- Έλλειψη συνεργασίας με συναδέλφους
Οι διαφορές μεταξύ εργαζομένων πάνω σε θέματα της δουλειάς είναι αναπόφευκτες. Ενόσω επιλύονται σε επίπεδο υπαλλήλων, οι διαφορές αυτές μπορούν να θεωρηθούν υγιές φαινόμενο. Όταν όμως οι υπάλληλοι προσφεύγουν στον διευθυντή τους να λύσει τις διαφορές τους, τότε υπάρχει σοβαρό πρόβλημα. Ο διευθυντής πρέπει να εξηγεί στους υπαλλήλους ότι είναι ανεκτές κάποιες διαφορές στον χώρο εργασίας, φτάνει αυτές να εκδηλώνονται με κόσμιο τρόπο και μέσα στα πλαίσια της συναδελφοσύνης. Και προπαντός χωρίς την ανάμιξη του διευθυντή.
Επίλογος
Η αντιμετώπιση των πιο πάνω προβλημάτων – και πολλών άλλων – περιλαμβάνονται στα καθήκοντα κάθε διευθυντή. Τα προβλήματα αυτά πρέπει να θεωρούνται από τους διευθυντές ως μια καλή ευκαιρία για καθοδήγηση, συμβουλή και βελτίωση των υπαλλήλων τους και της απόδοσής τους.
*Ο Δημήτρης Εργατούδης είναι αφυπηρετήσας (2006) Ανώτερος Διευθυντής της Λαϊκής Τράπεζας και fellow του Ινστιτούτου Τραπεζιτών Λονδίνου.
