του Δημήτρη Εργατούδη*
Όλοι οι μεγάλοι οργανισμοί έχουν ένα οργανόγραμμα, δηλαδή ένα διάγραμμα που απεικονίζει τη δομή του οργανισμού και τις αρμοδιότητες και ευθύνες κάθε διευθυντή, τμήματος, υπαλλήλου κ.λπ.
Η δομή αυτή μπορεί να είναι πολυεπίπεδη ή επίπεδη (ή ολιγοεπίπεδη).
Στην πρώτη περίπτωση (πολυεπίπεδη) , μεταξύ της ανώτερη ηγεσίας και των απλών υπαλλήλων, υπάρχουν διάφορα διοικητικά επίπεδα, των οποίων προΐστανται αρμόδιοι διευθυντές.
Στη δεύτερη περίπτωση (επίπεδη) δεν υπάρχουν (ή υπάρχουν ελάχιστα) ενδιάμεσα επίπεδα διοίκησης.
Χαρακτηριστικά πολυεπίπεδης δομής
Η πολυεπίπεδη δομή είναι κατάλληλη για μεγάλους οργανισμούς και σ’ αυτή υπάρχουν:
- συγκεντρωτισμός στη λήψη αποφάσεων
- ομοιομορφία στα πρότυπα και λεπτομερής καθορισμός των ρόλων και των αρμοδιοτήτων όλου του προσωπικού
- πολλοί διευθυντές στους οποίους υπάγεται μικρός αριθμός υπαλλήλων.
Χαρακτηριστικά επίπεδης δομής
Η επίπεδη δομή είναι κατάλληλη για μικρότερους οργανισμούς και σ’ αυτή υπάρχει:
- αποκέντρωση εξουσίας και οριζόντια λήψη αποφάσεων
- επικέντρωση στην ομαδική εργασία, τη συνεργασία και στην ομαδική επίλυση προβλημάτων
- μεγάλος αριθμός υπαλλήλων που υπάγονται απευθείας είτε στον Γενικό Διευθυντή είτε σε μικρό αριθμό διευθυντών, οι οποίοι ασχολούνται με ευρεία ποικιλία εργασιών,
Τα υπέρ και τα κατά κάθε δομής
(Α) Πολυεπίπεδη
Υπέρ
- όταν ο οργανισμός μεγαλώνει, εύκολα μπορούν να προσληφθούν νέοι υπάλληλοι και να αυξηθούν οι διευθυντές
- υπάρχει σαφής ιεραρχία και οι υπάλληλοι γνωρίζουν ακριβώς πού να αποταθούν για να λύσουν ένα τους πρόβλημα
- οι ρόλοι είναι καθαροί και όλοι οι υπάλληλοι γνωρίζουν σε ποιον είναι υπόλογοι, καθώς και ποιος είναι αρμόδιος για κάθε θέμα
- η αξιολόγηση των υπαλλήλων είναι πιο αποτελεσματική αφού ο κάθε διευθυντής γνωρίζει καλά τα υπέρ και τα κατά κάθε υπαλλήλου του
- ενθαρρύνεται η συνεργασία και η ανέλιξη του προσωπικού
- οι διευθυντές μπορούν ευκολότερα να καθοδηγούν τους υπαλλήλους τους, με αποτέλεσμα αυτοί να βελτιώνονται συνεχώς και να διεκδικούν ανώτερες θέσεις.
Κατά
- στοιχίζει πιο ακριβά
- παρατηρείται έλλειψη διαφάνειας και επικοινωνίας μεταξύ ανώτερης ηγεσίας και προσωπικού
- οι υπάλληλοι επικεντρώνονται στους δικούς τους ρόλους με αποτέλεσμα να μην γνωρίζουν τι συμβαίνει στα υπόλοιπα τμήματα του οργανισμού
- το γεγονός ότι πολλοί διευθυντές είναι υπεύθυνοι για μικρότερο αριθμό υπαλλήλων, μπορεί να οδηγήσει τους διευθυντές αυτούς στο μικρομάνατζμεντ
- τα πολλά επίπεδα διεύθυνσης καθιστούν δυσκολότερη και πιο αργή τη λήψη αποφάσεων
- πολλές καινοτόμες ιδέες και εισηγήσεις μπορεί να χαθούν καθοδόν προς την ανώτερη ηγεσία.
(Β) Επίπεδη δομή
Υπέρ
- λιγότερο δαπανηρή λόγω του μειωμένου αριθμού διευθυντών
- περισσότερη ευελιξία και δαημοσύνη
- γρηγορότερη λήψη αποφάσεων
- ταχύτερη και αποτελεσματικότερη επικοινωνία
- οι υπάλληλοι αισθάνονται ενδυναμωμένοι και εργάζονται πιο ελεύθερα αφού δεν υπάρχει αυστηρός έλεγχος άνωθεν.
Κατά
- πιθανή λήψη λανθασμένων αποφάσεων αφού αυτές λαμβάνονται από έναν ή από λίγους διευθυντές, στηριζόμενοι στις εισηγήσεις απλών υπαλλήλων
- η αξιολόγηση των υπαλλήλων είναι δύσκολη αφού λιγότεροι διευθυντές έχουν να αξιολογήσουν μεγαλύτερο αριθμό υπαλλήλων τους οποίους ίσως να μην γνωρίζουν καλά
- η μη επαρκής εποπτεία δεν επιτρέπει στους διευθυντές να εντοπίζουν τους άριστους (για να τους ανταμείβουν και να τους προωθούν) και τους υπαλλήλους με ελλείψεις για να προσπαθήσουν να τους βελτιώσουν
- σε περίπτωση απότομης και ραγδαίας αύξησης των εργασιών του οργανισμού, η έλλειψη επαρκούς αριθμού διευθυντών πιθανόν να οδηγήσει σε λανθασμένες αποφάσεις
- λόγω της έλλειψης διευθυντών σε κάθε τμήμα, η συνεργασία μεταξύ των διάφορων τμημάτων μπορεί να καταστεί προβληματική και να οδηγήσει σε καθυστέρηση όσον αφορά τη λήψη αποφάσεων σε θέματα που αφορούν πέραν του εντός τμήματος.
Ποια δομή ταιριάζει σε κάθε οργανισμό
Το ποια δομή ταιριάζει καλύτερα σε έναν οργανισμό, εξαρτάται από τις επιδιώξεις και τους στόχους του. Για να γίνει επιλογή πρέπει να απαντηθούν τα εξής ερωτήματα:
- Ποια η μελλοντική επιθυμητή εικόνα του οργανισμού;
- Ποιες οι αρχές και αξίες του;
- Ποιοι οι στόχοι του;
- Ποια η σημερινή του δομή;
- Τι αναμένουν οι πελάτες από τον οργανισμό;
- Ποιες οι σημερινές διαδικασίες που εφαρμόζονται στον οργανισμό;
Η ιδανική τομή
Η ιδανική τομή πρέπει να αξιοποιεί τα πλεονεκτήματα της κάθε τομής (επίπεδης και πολυεπίπεδης) και να αποκλείει τα μειονεκτήματα της άλλης.
Αν επιλεγεί η πολυεπίπεδη δομή πρέπει:
- Οι υπάλληλοι να ενθαρρύνονται να επιδιώκουν τη συνεργασία με άλλα τμήματα
- Οι διευθυντές να εκπαιδεύονται ώστε να αποφεύγουν το μικρομάνατζμεντ
- Η ανώτερη διεύθυνση να επικοινωνεί συχνότερα με τους υπαλλήλους των τμημάτων
- Να καταβάλλονται συνεχείς προσπάθειες ώστε ο οργανισμός να μπορεί να ανταποκρίνεται ταχύτερα στις αλλαγές.
Αν επιλεγεί η επίπεδη δομή χρειάζεται:
- Προσοχή για να μην υπάρχει επικάλυψη εργασιών από τα διάφορα τμήματα. Για τον σκοπό αυτό χρειάζεται λεπτομερής περιγραφή των ρόλων, των αρμοδιοτήτων και των ευθυνών των διάφορων τμημάτων/υπαλλήλων. Επίσης πρέπει να είναι σαφές σε ποιον είναι υπόλογος ο κάθε υπάλληλος.
- Ισχυρή ηγεσία η οποία να λαμβάνει αποφάσεις, να αξιολογεί τους υπαλλήλους και να επιβάλλει την πειθαρχία.
- Εκπαίδευση των διευθυντών για καταπολέμηση του άγχους και της υπερφόρτωσης, που μπορεί να προκαλέσουν οι πολλές και ποικίλες ευθύνες τους
Επίλογος
Οι δύο επιλογές (επίπεδη και πολυεπίπεδη) έχουν τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά τους. Η τελική απόφαση για το ποια από τις δύο θα επιλεγεί εξαρτάται από το ποια από τις δύο ταιριάζει στις συγκεκριμένες ανάγκες και στους στόχους κάθε οργανισμού. Ιδανικός είναι ο συνδυασμός των δύο δομών, ώστε να αξιοποιούνται τα υπέρ της κάθε δομής και να αποφεύγονται τα κατά της άλλης.
*Αφυπηρετήσαντος (2006) Ανώτερος διευθυντής της Λαϊκής Τράπεζας και fellow του Ινστιτούτου Τραπεζιτών Λονδίνου.
